Medewerker secretariaat stadsbouwmeester en CRK

Houd je van organiseren, werk je nauwkeurig en heb je interesse in ruimtelijke ontwikkeling, architectuur en erfgoed? Dan is dit een functie waarin je echt het verschil maakt. Als medewerker secretariaat voor de stadsbouwmeester en de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit zorg je ervoor dat bouwplannen en erfgoedvraagstukken zorgvuldig en op tijd worden behandeld. Je bent de verbindende schakel tussen initiatiefnemers, adviseurs, commissieleden en collega’s. Dankzij jouw overzicht, planning en administratie verloopt het adviesproces soepel van begin tot eind.

Dit is wat we je bieden

Werk dat jou op het lijf is geschreven

Naast een uitdagende baan waar jij echt het verschil kan maken bieden wij je veel mogelijkheden tot het volgen van trainingen en opleidingen.

Een passend salaris

Van maximaal €4.065 bruto per maand bij een fulltime werkweek van 36 uur, afhankelijk van je werkervaring.

17,05% individueel keuzebudget

Dat je naar eigen inzicht kunt besteden, bijvoorbeeld aan extra verlof, of volledig laat uitkeren.

Een tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op een vast dienstverband

Een contract voor 24 - 36 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

Prima arbeidsvoorwaarden

Zoals een ABP-pensioen, een duurzame reiskostenregeling, een thuiswerkvergoeding en -voorzieningen, vakantiedagen en verlofregelingen passend bij levensgebeurtenissen.

Flexibiliteit

Om je werk en werktijden in te delen op een manier die bij jou past.

Jouw uitdaging

In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en secretariële ondersteuning van het adviesproces rondom bouw- en erfgoedplannen. Je zorgt ervoor dat plannen tijdig worden geagendeerd, behandeld en administratief worden afgehandeld. Daarbij bewaak je processen, wettelijke termijnen en een correcte communicatie en archivering.

Je stelt agenda’s op voor vergaderingen van de stadsbouwmeester, de Erfgoedcommissie en de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit. Je beheert deze agenda’s en zorgt voor publicatie en verspreiding. Daarnaast inventariseer en verwerk je bouwplannen in Powerbrowser en organiseer je plantoelichtingen waarbij je afstemt met initiatiefnemers en betrokken partijen.

Je werkt dagelijks samen met vergunningencoördinatoren, stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en erfgoeddeskundigen. Tijdens vergaderingen begeleid je het proces, ontvang je bezoekers en verzorg je de praktische ondersteuning. Na afloop zorg je voor een correcte verwerking van adviezen en bewaak je dat deze binnen de wettelijke termijnen worden afgehandeld.

Ook beheer je de administratie, archivering, correspondentie en vergoedingen van commissieleden. Je stelt adviesformulieren, conceptbrieven en rapportages op en ondersteunt bij de coördinatie van jaarverslagen. Daarbij verzorg je ook de opmaak van documenten in Adobe InDesign. Zie je kansen om processen slimmer of efficiënter in te richten? Dan krijg je de ruimte om verbeteringen te signaleren en door te voeren.

Dit zijn wij

Zoetermeer staat de komende jaren voor een grote ruimtelijke opgave. We werken aan een hoogwaardige leefomgeving, een ambitieuze woningbouwontwikkeling en sterke stedelijke voorzieningen. Daarbij staat een duurzame, groene en gezonde stad centraal waar inwoners prettig kunnen wonen, werken en recreëren.

Een belangrijk project is de ontwikkeling van een levendige en aantrekkelijke binnenstad, zoals beschreven in de Visie Binnenstad 2040. Ook biedt de Omgevingswet nieuwe mogelijkheden om ruimtelijke ontwikkelingen integraal vorm te geven met instrumenten zoals de omgevingsvisie, omgevingsprogramma’s en het omgevingsplan.

Je gaat werken binnen het team Ruimtelijk Beleid, onderdeel van de afdeling Stedelijke Ontwikkeling. Dit team bestaat uit circa 35 betrokken en deskundige collega’s die samen werken aan de toekomst van de stad. Binnen het cluster Erfgoed en Architectuur werk je vooral samen met twee beleidsmedewerkers en de stadsbouwmeester. De werksfeer is collegiaal, toegankelijk en inhoudelijk sterk.

Dit ben jij

Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en kunt zelfstandig schakelen tussen verschillende taken en deadlines. Je werkt zorgvuldig en houdt ook bij meerdere lopende dossiers overzicht. Daardoor weet je wat prioriteit heeft en zorg je dat werkzaamheden op tijd worden afgerond.

Je maakt nieuwe en specialistische software snel eigen, zoals Powerbrowser, Adobe Design Collection en erfgoedregistratiesystemen. Ook in contact met inwoners, initiatiefnemers en andere betrokkenen blijf je professioneel communiceren, ook wanneer gesprekken soms kritisch of uitdagend zijn.

Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en werkt graag samen met collega’s uit verschillende vakgebieden. Daarnaast beschik je over goede communicatieve vaardigheden en vind je het prettig om te schakelen tussen organiseren, administreren en coördineren. Kennis van ruimtelijke plannen en tekeningen van architecten, stedenbouwkundigen en landschapsarchitecten is een mooie extra.

Dit neem je mee

• Aantoonbaar mbo of mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring als coördinator of secretarieel ondersteuner.
• Beschikbaarheid op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
• Aanwezigheid op kantoor op maandag en donderdag en soms op vrijdag.
• Ervaring met administratieve processen en het plannen en organiseren van werkzaamheden.

Goed om te weten

Solliciteer via de sollicitatieknop uiterlijk op de sluitingsdatum. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten. Een selectieassessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Margriet Panman (079-346 9567) of Anita Neuteboom (079-346 8843).

Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Secretaresse B (Schaal 7).

Sollicitatieprocedure

1. Solliciteer via de sollicitatieknop.
2. Je ontvangt per mail een bevestiging van jouw sollicitatie.
3. Als je bent geselecteerd, nemen we contact met je op voor het inplannen van een sollicitatiegesprek.
4. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.
5. We spreken je graag nog een keer. In een tweede gesprek maak je kennis met jouw toekomstige collega’s.
6. We maken graag afspraken met je over jouw arbeidsvoorwaarden en startdatum.

Vragen over de procedure?

Team Recruitment: 0793468331

Vragen over de inhoud?

Saskia Stuivenberg: +31793469749