Managementassistent

Over de vacature

Klaar voor een baan waarin jouw flexibiliteit, organisatietalent en initiatief iedere keer opnieuw van waarde zijn? We maken graag kennis met je.

Je team / afdeling

De afdeling Top-Services bestaat uit managementassistenten, adviseurs facilitaire zaken en medewerkers van de Servicedesk: samen ongeveer 75 mensen. Wij ontzorgen alle afdelingen binnen gemeente Zwolle, zodat zij hun werk optimaal en met nog meer plezier kunnen doen.

Dit doe jij

Als managementassistent ben je niet aan één secretariaat verbonden. Je wordt ingezet op meerdere secretariaten tegelijk en springt in waar het nodig is, bij verschillende afdelingen en managementteams. De ene keer ondersteun je een team een paar weken, de andere keer langer: de periode wisselt en verschilt per keer.

Je bent de collega die inspringt wanneer het nodig is en die rust, overzicht en continuïteit meebrengt. Je maakt je een nieuw team, nieuwe mensen en nieuwe werkwijzen vlot eigen. Je hebt een goed gevoel voor wat jouw managers nodig hebben, legt verbanden en bent proactief.

Mail- en agendabeheer bij gemeente Zwolle is complex. Omdat je steeds op een ander secretariaat werkt, houd je veel ballen tegelijk in de lucht. Dit vraagt om flexibiliteit, overzicht en sterk organisatietalent.

• Je beheert complexe agenda’s en mailboxen en stelt prioriteiten.
• Je plant en coördineert afspraken en overleggen.
• Je verzorgt de communicatie en informatiestromen, zoals uitnodigingen, agenda’s en stukken.
• Je organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten.
• Je bewaakt actiepunten, besluiten en voortgang.
• Je ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen, zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Dit ben jij

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau en ervaring als managementassistent. Ben je een enthousiaste hbo’er met wat minder werkervaring? Ook dan horen we graag van je. Je krijgt energie van regelen, schakelen en oplossen en vindt het leuk om steeds op een ander secretariaat aan de slag te gaan.

• Je bent flexibel, zelfstandig, verbindend en omgevingsbewust.
• Je maakt nieuwe onderwerpen en werkwijzen snel eigen.
• Je bent digitaal vaardig en werkt makkelijk met Microsoft Office, Outlook, Teams en Copilot.
• Kennis van iBabs, ERPx of Ubeoo is een pré.

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 2.564 (aanloopschaal 6) en maximaal € 4.065 (functieschaal 7) op basis van een werkweek van 36 uur.
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget.
• Een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof.
• Een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de zaak.

Meer weten?

Wil je meer weten over de functie? Mail met Suzan Huisman, teamleider Top-Services: [email protected].

Solliciteren

Wil je reageren? Dat kan tot en met woensdag 28 oktober 2026 via de sollicitatieknop. Houd rekening met de geplande gesprekken op dinsdagochtend 3 november 2026 en donderdagmiddag 5 november 2026.