Managementondersteuner

Over de vacature

Voor de afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie (MME) zoeken wij een stevige en proactieve managementondersteuner die niet alleen het managementteam ontzorgt, maar ook het secretariaat coördineert en meedenkt over procesverbetering. Een rol met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.

Wat ga je doen?

Jij bent degene die overzicht brengt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je zorgt ervoor dat het managementteam optimaal wordt ondersteund en dat het secretariaat efficiënt en professioneel functioneert.

• Je ondersteunt het afdelingshoofd en het managementteam in de dagelijkse werkzaamheden.
• Je beheert complexe agenda's en mailboxen en handelt hierin proactief.
• Je organiseert en coördineert interne en externe overleggen, bijeenkomsten en informatiesessies.
• Je bereidt managementteamvergaderingen voor, stelt agenda's op en verzorgt de benodigde stukken.
• Je bewaakt actiepunten, afspraken en besluitvorming en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je neemt deel aan managementteamoverleggen en verzorgt verslagen, samenvattingen en opvolging.
• Je coördineert de werkzaamheden binnen het secretariaat en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's.
• Je zorgt voor een goede afstemming van informatie- en communicatiestromen binnen de afdeling.
• Je behandelt vragen, verzoeken en documenten binnen het zaaksysteem DJUMA.
• Je verzorgt de verwerking en bewaking van correspondentie, rapportages en managementinformatie.
• Je bent key-user van het tijdschrijfsysteem en ondersteunt collega's bij vragen of wijzigingen.
• Je bewaakt administratieve processen en signaleert kansen om deze slimmer en efficiënter in te richten.
• Je draagt vanuit jouw expertise bij aan afdelingsbrede projecten en ontwikkelingen.
• Je werkt nauw samen met collega's van team Staf en andere afdelingen binnen de gemeente.
• Je bent een zichtbaar en toegankelijk aanspreekpunt binnen de organisatie en bouwt aan sterke samenwerkingen.

Wat neem je mee?

• Je beschikt minimaal over mbo-werk- en -denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een secretariële/ondersteunende functie.
• Je bent zelfstandig, accuraat, besluitvaardig, stressbestendig en denkt proactief mee.
• Je bent communicatief sterk, flexibel en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt ervaring met Office 365, waaronder Teams, Outlook, SharePoint, Word en Excel.
• Kennis van AFAS, iBabs en/of DJUMA is een pre.

Waar jij en je collega's het verschil maken

De afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie van de Gemeente Breda werkt aan een duurzamer, bereikbaar en leefbaar Breda. Je komt terecht in het team Staf en werkt nauw samen met het afdelingshoofd en je collega's van het secretariaat.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract voor 32 uur per week, met uitzicht op een vast contract.
• Een bruto maandsalaris van € 2.875 tot maximaal € 4.065 op basis van een 36-urige werkweek.
• Salarisschaal 7 volgens de cao Gemeenten.
• Een individueel keuzebudget van 17,05%.
• 201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband.
• Flexibele werktijden en een goede werk-privébalans.
• Een pensioenregeling bij ABP.

Solliciteren

Reageer eenvoudig via de solliciteer-button. Bij voldoende geschikte kandidaten sluit de vacature.

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Cheyenne de Wit van het secretariaat MME via 0611220799 of c.de.wit@breda.nl. Zij zorgt voor een belafspraak met Nataly Eugenia, afdelingshoofd MME.

Een screening, VOG (periodiek) of VOG-P, maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.