Managementassistent Gebiedsontwikkeling

Agendabeheer, plannen en organiseren: als managementassistent ben jij de onmisbare schakel voor onze managers!

Wil jij jouw talent voor plannen en organiseren inzetten binnen een omgeving waar grote projecten samenkomen? Als managementassistent ondersteun jij de programmadirecteur (CID) en de afdelingsmanager (Zuid). Jij zorgt dat agenda’s strak geregeld zijn en vergaderingen vlekkeloos verlopen, zodat de managers zich volledig op de inhoud kunnen richten.

Wat ga je doen?

Je werkt in het secretariaat samen met drie collega’s en bent een zichtbaar en belangrijk aanspreekpunt binnen de portefeuille.

Jouw belangrijkste taken:

• agendabeheer en het plannen van afspraken;
• inkomend telefoonverkeer behandelen;
• vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden (uitnodigingen, zaalreservering, faciliteiten, stukken verzamelen);
• zorgen voor huisvestings- en P&O-zaken (bijvoorbeeld in- en uitdiensttreding);
• aanspreekpunt zijn voor diverse facilitaire zaken binnen de portefeuille.

Wat vragen wij?

Agendabeheer is jouw tweede natuur: jij plant, bewaakt en organiseert met plezier en houdt het overzicht voor onze managers. Je communiceert makkelijk met verschillende partijen, van managementteam tot werkvloer en staat stevig in je schoenen. Ook in de hectiek blijf je kalm, denk je vooruit en verzin je oplossingen. Je ziet zelf wat er moet gebeuren, springt bij waar nodig en gaat integer en discreet om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast breng je mee:

• mbo-4 of hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 2 jaar recente ervaring als managementassistent/directiesecretaresse of vergelijkbaar, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving;
• aantoonbare ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer voor meerdere managers, inclusief prioriteren, herplannen en vergaderondersteuning (voorbereiden, notuleren en bewaken van actie- en besluitlijsten);
• ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en het snel oppakken van nieuwe systemen;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling en schriftelijk.

Wat bieden wij?

In deze rol is geen dag hetzelfde: je bent het eerste aanspreekpunt, regelt agenda’s en bijeenkomsten en houdt overzicht in een afwisselende werkomgeving. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, samen te bouwen met je collega’s én jouw organisatietalent volop in te zetten.

Ook kun je rekenen op:

• een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal 2805 en maximaal 3980 bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

De portefeuille Gebiedsontwikkeling en Projecten is eindverantwoordelijk voor de realisatie van de gebiedsontwikkelingen in de stad. Wij zijn de plek waar beleid en realisatie samenkomen. Daarbij opereren we in een dynamische omgeving met tal van stakeholders en soms uiteenlopende belangen, waar ontwikkelingen elkaar snel opvolgen en de bestuurlijke context een belangrijke rol speelt. Binnen de portefeuille Gebiedsontwikkeling en Projecten, werken ca. 130 medewerkers aan meer dan 300 projecten, die als doel hebben om van Den Haag een mooie en duurzame stad te maken.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Remko de Jong, manager Beheersing Projecten, op telefoonnummer 06-21659251.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Vragen over de procedure? Neem contact op met:

Diana Mahabier
Recruiter
Mail Diana Mahabier
WhatsApp mij

Extra informatie

• Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
• Solliciteer nu op jouw nieuwe baan! Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de vacature.
• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
• Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.

Sollicitatieproces

Solliciteren

Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Op gesprek

Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden

Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen

Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Indiensttreding

Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega’s en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.