Managementassistent

Vind jij het leuk om steeds weer in een nieuwe omgeving te werken en leidinggevenden direct te ondersteunen? Dan is deze flexfunctie binnen Gemeente Tilburg iets voor jou.

Over de organisatie

Gemeente Tilburg is een levendige en dynamische stad met een rijke geschiedenis en een veelbelovende toekomst. Als één van de grootste gemeenten in Nederland streven we ernaar om onze stad te ontwikkelen en te laten groeien door middel van diversiteit, inclusie, duurzaamheid en gemeenschapsgerichte dienstverlening. Dit doen we met meer dan 2.500 medewerkers, verdeeld over 19 afdelingen met 120 leidinggevenden.

Als flex managementassistent ondersteun je verschillende afdelingen binnen Gemeente Tilburg. Je wordt ingezet waar tijdelijk extra ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld bij ziekte, verlof of een tijdelijke capaciteitsvraag. Je bent een vertrouwd gezicht binnen het team en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Je ondersteunt één of meerdere managers en bouwt daardoor een goed netwerk op met collega's en samenwerkingspartners.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben je de rechterhand van één of meerdere leidinggevenden binnen een afdeling van Gemeente Tilburg. Je zorgt voor structuur, overzicht en een goede ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Je coördineert en voltooit administratieve taken met nauwkeurigheid, wat ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Je beheert agenda’s, plant afspraken en vergaderingen en zorgt voor de juiste voorbereiding. Je reserveert ruimtes en middelen, verstuurt agenda’s en zorgt dat alle benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn. Daarnaast stel je planningen op en onderhoud je contact met interne en externe relaties.
• Je organiseert diverse activiteiten, evenementen en bijeenkomsten zoals afscheidsrecepties, trainingen, heisessies en workshops.
• Je beheert en verzorgt de inhoudelijke voorbereiding van correspondentie en registreert, archiveert en bewaakt de voortgang.
• Je controleert uitgaande stukken op spelling, grammatica en juiste lay-out. Je laat post ondertekenen en zet inkomende post door naar de behandelaar. Ook beheer je de mailbox, archiveer je documenten en verzorg je inkooporders.
• Je verzamelt, in opdracht, informatie en stelt de nieuwsbrief op inclusief het schrijven van nieuwsberichten.
• Je voert administratieve HR-taken uit zoals het verzorgen van ziek- en betermeldingen, het plannen van gesprekken en het uitwerken van de vakantieplanning. Daarnaast maak je rapportages uit het managementsysteem.

Waar kom je te werken?

Je wordt onderdeel van het team Managementassistenten binnen de afdeling Faciliteiten. Dit team bestaat uit ruim 65 managementassistenten die één of meerdere leidinggevenden ondersteunen. De twee coördinatoren zorgen voor de dagelijkse coördinatie en de teammanager geeft sturing en leiding aan het complete team. Het is een hechte club collega’s waar samenwerking (clusterverband) voorop staat. Elke twee maanden wordt het kenniscafé georganiseerd met een afsluitende borrel.

Ook werk je nauw samen met de leidinggevende(n) die je ondersteunt. Je werkplek bevindt zich op een van de vier gemeentelijke locaties, waaronder het moderne stadhuis en de nieuwe stadswinkel. Binnen deze functie heb je de vrijheid om je tijd in overleg met de coördinator in te delen. Je kunt gedeeltelijk vanuit huis of op kantoor werken.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een relevante afgeronde MBO 4-opleiding die raakvlakken heeft met het vak van managementassistent.
• Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer.
• Het MS-Officepakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen.
• Je bent 24 tot 36 uur beschikbaar.
• Je bent vriendelijk, gastvrij, leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief.
• Je begrijpt de dynamiek, belangen en verhoudingen die kenmerkend zijn voor een organisatie op bestuurlijk niveau.
• Integriteit en verantwoordelijkheid staan hoog op jouw lijst en je begrijpt dat alertheid en snel schakelen van groot belang zijn.

Wat krijg je ervoor terug?

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 7 met aanloopschaal 6.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 2.596,- en maximaal € 4.065,- op basis van een fulltime dienstverband.
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om maximaal 187 verlofuren bij te kopen op basis van een fulltime dienstverband.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op het salaris.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP.
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering.
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis.
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract.
• Een goede werk-privébalans met gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden.
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per thuiswerkdag.
• Een laptop en mobiele telefoon.
• Volledige vergoeding van reiskosten met het openbaar vervoer in de tweede klas.

Solliciteren

Reageer tot en met zondag 23 augustus 2026. De eerste gesprekken vinden plaats op woensdag 26 en donderdag 27 augustus.

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Mireille Franken, Teammanager, via 0650030590. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar recruitment@tilburg.nl.

Als onderdeel van het proces moet je een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen.