(Junior) Bestuurssecretaresse

Je bent proactief, integer, positief ingesteld, toegewijd en samenwerken zit in je DNA. Je beschikt over politieke sensitiviteit en je hebt een sterk dienstverlenend karakter. Je kunt anticiperen op de behoeften van een bestuurder en binnen een teamomgeving ben je als individu in staat om zelfstandig te werken. Werken op een (bestuurs)secretariaat is je niet onbekend en laat je hart sneller kloppen. Herken jij je hierin?

Wat ga je doen

Als (junior) bestuurssecretaresse werk je ter ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders (B&W) en voor twee bestuurders. Je zorgt ervoor dat hun dagen soepel verlopen en dat zij altijd over de juiste informatie beschikken. Je bent erop gericht hen zoveel mogelijk te ontlasten, waarbij het adequaat en efficiënt beheren van agenda’s en mailboxen een belangrijk onderdeel is. De functie richt zich vooral op een aantal vaste kerntaken. Zo houd je je in deze rol voornamelijk bezig met agenda- en vergaderbeheer, communicatie en correspondentie, en het plannen en organiseren van bijeenkomsten en afspraken. Daarnaast ondersteun je, indien mogelijk, de collega’s van kabinetszaken. Onderdeel hiervan is onder andere dat je ook af en toe meegaat met de burgemeester naar bezoeken.

Jouw werkzaamheden zijn o.a.:

• Complex agendabeheer, zelfstandige behandeling van post en e-mail en het voorbereiden van vergaderingen voor je bestuurders.
• Prioriteren en verbanden leggen tussen e-mail, agenda, acties en het bewaken van de voortgang.
• Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden en ondersteunen bij activiteiten binnen kabinetszaken zoals (koninklijke)onderscheidingen, de 4-5 mei herdenking, Veteranendag en de Kinderburgemeester.
• Opstellen en beheren van de jaaragenda voor verschillende overlegmomenten voor het college.
• Het opstellen van een piketrooster voor het college.
• Het verzorgen van optimale (telefonische) bereikbaarheid en fungeren als eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten.
• Verrichten van representatieve taken, zoals het vergezellen van de burgemeester naar bijzondere gelegenheden. Regelen én organiseren van vergaderingen met in- en externe stakeholders, inclusief het reserveren van een passende locatie, het regelen van audiovisuele middelen en eventueel catering.

Over het team

Op het bestuurssecretariaat vorm je een hechte samenwerking met twee zeer ervaren senior collega's die eveneens als bestuurssecretaresse werkzaam zijn. Zij hebben collegialiteit, integriteit en gezelligheid hoog in het vaandel staan. Je komt te werken in het mooie, historische pand van buitenplaats Goudestein in Maarssen, net als de burgemeester, wethouders, kabinetszaken en de griffie. Het bestuurssecretariaat en kabinetszaken hebben veel contact en korte lijnen met de bestuurders. Samen met ruim 500 collega’s werken wij met en voor de samenleving in een platte, informele organisatie. Onze kernwaarden Respect, Open en Lef staan daarbij centraal en we vinden het belangrijk dat iedereen maximaal tot z’n recht komt.

Over onze organisatie

Gemeente Stichtse Vecht is met 66.000 inwoners de 6e gemeente in de provincie Utrecht, gelegen tussen Utrecht en Amsterdam. In ons gemeentehuis en vanuit huis werken ruim 500 ondernemende collega’s. Van breed inzetbare adviseurs tot specialisten in hun vakgebied: onze functies zijn divers. Wij werken dagelijks aan maatschappelijke vraagstukken die invloed hebben op het welzijn en de leefomgeving van onze inwoners. Collega’s voelen zich verbonden met de organisatie en gemeente. De lijnen zijn kort en de mogelijkheden groot.

Stichtse Vecht is nieuwsgierig, ondernemend en altijd in beweging. Succesvol zijn op het snijvlak van politiek, samenleving en de gemeentelijke organisatie is een flinke uitdaging. Onze inwoners voelen zich betrokken bij hun gemeente en denken graag actief mee. Dat vraagt om een brede blik en frisse ideeën. Onze kernwaarden zijn daarom: respectvol, open en lef! Naast hard werken is er ook ruimte voor gezelligheid, persoonlijke ontwikkeling en een mooie wandeling langs de Vecht.

Wat maakt jou succesvol

Je bent organisatiesensitief: je ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen, wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk en je bent klantgericht. Jouw gevoel en oog voor detail zijn goed ontwikkeld. De dynamiek van het werk vraagt erom dat je flexibel inzetbaar bent en probleemoplossend vermogen hebt. Je beschikt over organisatorisch inzicht, kunt overzicht houden, uitstekend prioriteiten stellen en verbinden. Je streeft naar hoge kwaliteit, verbetering van de secretariële procedures en taken, en hebt een positieve en proactieve houding.

• MBO werk- en denkniveau. (bv. een Schoevers of secretariële opleiding).
• Relevante werkervaring op een (bestuurs)secretariaat.
• Ervaring en affiniteit met werken in een politiek-bestuurlijke omgeving of bij een overheidsorganisatie is een pre.
• Je bent representatief en weet gepast te communiceren op elk niveau.
• Je bent nauwkeurig en je kunt snel schakelen tussen werkzaamheden.
• Je beheerst de Nederlandse taal perfect in woord en geschrift.
• Je hebt ervaring met en kennis van MS Office en digitaal agendabeheer.
• Je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.

Wat krijg je

• Een salaris van maximaal € 4.464 bruto per maand bij 36 uur (schaal 8, cao Gemeenten). Het salaris dat we afspreken is afhankelijk van je opleiding en relevante kennis en ervaring. Hierbij hebben wij de mogelijkheid om met een aanloopschaal te starten.
• Ook ontvang je een (IKB) budget van 17,05% bovenop jouw salaris dat je naar eigen wens in kan zetten voor bijvoorbeeld meer salaris of extra verlof.
• Het betreft een functie van 32 uur per week, waarbij je start met een jaarcontract. Na het eerste jaar krijg je bij wederzijds enthousiasme een verlenging voor onbepaalde tijd.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per km. Of je nu met de auto, fiets of te voet komt. Kom je met het OV, dan krijg je 2e klasse volledig vergoed (incl. OV-fiets).
• Ruim 5 weken vakantieverlof. Als je meer wil, kun je dit kopen.
• Wij bieden een uitstekende pensioenopbouw bij het ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt – inclusief een solide vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.
• We vinden jouw ontwikkeling en werkplezier belangrijk en geven je, naast het kunnen volgen van trainingen en opleidingen, graag de ruimte om mee te werken aan teamoverstijgende projecten en innovatie.
• Het bestuurssecretariaat is gevestigd in het mooie historische pand Goudestein.

Reageer nu

Stuur je motivatiebrief, waarin jij aangeeft waar je gelukkig van wordt in je werk, en cv zo snel mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk vrijdag 31 oktober 2025 naar ons toe via het sollicitatieformulier. Brief of schriftelijke pitch mag natuurlijk, maar we laten ons net zo lief verrassen door een filmpje of andere creatieve ingeving.

De vacature staat zowel intern als extern uit. Bij gebleken gelijke geschiktheid, heeft de interne sollicitant voorrang.

Wacht niet tot de sluitingsdatum met solliciteren als je enthousiast bent! Wij bekijken binnengekomen sollicitanten continu en schakelen dan ook snel als een geschikte sollicitant zich aandient. Het kan dus zo maar zijn dat je al snel een uitnodiging krijgt voor een gesprek, met als resultaat dat de vacature vervuld kan zijn voor de genoemde sluitingsdatum.

Meer weten?

Wil je graag uit eerste hand horen hoe het is om te werken bij onze gemeente? Fenna Menke, Bestuurssecretaresse, vertelt je er graag meer over onder het genot van een (virtuele) kop koffie of thee. Bereik haar via onze recruiter Daniel den Herder via 06 58 07 62 28. Ook voor vragen over de procedure of het werken bij Stichtse Vecht kun je terecht bij Daniël den Herder.

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is verplicht voor indiensttreding in deze functie. Gemeente Stichtse Vecht onderschrijft de NVP Sollicitatiecode Werving en Selectie (2025).